Dne 3. září 2025 byl ve Sbírce zákonů vyhlášen zákon č. 323/2025 Sb., o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele, který představuje zásadní změnu v administrativě českých zaměstnavatelů. Tento článek, určený především pro mzdové účetní, shrnuje nejdůležitější informace a praktické dopady této nové legislativy. Hlavní účinnost zákona je stanovena na 1. ledna 2026.
Co je Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů?
Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů (JMHZ) je komplexní digitalizační projekt, jehož hlavním cílem je centralizace a zjednodušení informačních povinností zaměstnavatelů vůči státním institucím. Namísto podávání až 25 různých formulářů na několik míst (ČSSZ, Finanční správa, Úřad práce, ČSÚ) budou zaměstnavatelé nově zasílat pouze jedno souhrnné hlášení měsíčně.
Hlavní principy JMHZ:
- Sloučení výkazů do jednoho: JMHZ nahradí řadu stávajících výkazů, jako jsou Přehled o výši pojistného (PVPOJ), Evidenční listy důchodového pojištění (ELDP), Oznámení o nástupu do zaměstnání, vyúčtování srážkové a zálohové daně a některé statistické výkazy.
- Centrální místo podání: Hlášení se bude podávat výhradně elektronicky na jedno místo - České správě sociálního zabezpečení (ČSSZ), která zajistí technickou stránku příjmu dat. Data z JMHZ budou následně automaticky distribuována jednotlivým oprávněným institucím (uživatelům údajů), jako je Finanční správa, Úřad práce ČR, Český statistický úřad a další.
Časový harmonogram, který potřebujete znát
- Hlavní účinnost zákona: 1. ledna 2026.
- První ostré podání JMHZ: Systém bude technicky spuštěn od 1. dubna 2026. Hlášení za leden, únor a březen 2026 se budou podávat zpětně, a to ve lhůtě od 1. dubna do 30. června 2026.
- Zapojení zdravotních pojišťoven: V první fázi se JMHZ netýká zdravotních pojišťoven. Jejich zapojení se předpokládá od 1. ledna 2027.
- Bezpečnostní sbory: Pro příslušníky bezpečnostních sborů a vojáky v činné službě platí zvláštní, odložený režim s plnou účinností od 1. ledna 2027.
Jak se bude JMHZ podávat?
- Lhůta: Hlášení se podává měsíčně, a to ve lhůtě od 1. do 20. dne následujícího kalendářního měsíce. Tuto lhůtu nelze prodloužit.
- Způsob podání: Výhradně elektronicky, a to třemi kanály:
- Přes API rozhraní (tzv. VREP).
- Nahráním XML souboru přes ePortál ČSSZ.
- Ručním vyplněním v novém dynamickém formuláři na ePortálu ČSSZ.
- Struktura hlášení: Samotné hlášení se bude skládat ze tří hlavních částí:
- Souhrnná část: Identifikační údaje o zaměstnavateli.
- Pojistná část: Údaje o souhrnné výši pojistného.
- Individualizovaná část: Detailní údaje za jednotlivé zaměstnance a jejich zaměstnání.
Připravte se na nové identifikátory zaměstnanců
Pro jednoznačnou identifikaci budou zavedeny dva klíčové bezvýznamové (tedy v zásadě náhodné) identifikátory:
- Osobní identifikační číslo (OIČ): Jednoznačný, neměnný numerický identifikátor, který bude přidělen každé fyzické osobě (zaměstnanci) "na celý život" napříč systémem. Nahradí tak rodné číslo pro tyto účely.
- Identifikátor zaměstnání: Jednoznačný identifikátor pro každý konkrétní pracovněprávní vztah. Zaměstnanec, který má u jednoho zaměstnavatele více souběžných úvazků (např. hlavní pracovní poměr a dohodu), bude mít pro každý tento vztah samostatný identifikátor zaměstnání.
Evidence a počáteční registrace v roce 2026
Přechod na nový systém bude vyžadovat aktivní součinnost zaměstnavatelů. Zákon o JMHZ definuje konkrétní kroky v přechodných ustanoveních:
- Předání dat z Finanční správy: Orgány Finanční správy předají ČSSZ údaje o aktivních plátcích daně z příjmů ze závislé činnosti.
- Automatická přeregistrace: ČSSZ na základě těchto dat přihlásí stávající zaměstnavatele do nové evidence zaměstnavatelů z moci úřední.
- Doplnění údajů zaměstnavatelem: Zaměstnavatelé, kteří již jsou vedeni v registru ČSSZ, budou povinni do 30. dubna 2026 doplnit další údaje potřebné pro novou evidenci.
- Přidělení identifikátorů: ČSSZ následně do 15. dubna 2026 sdělí zaměstnavatelům přidělené OIČ a identifikátory zaměstnání pro jejich stávající zaměstnance.
Jak se budou řešit chyby a opravy
Zákon detailně popisuje postup při chybném podání, což je pro praxi klíčové:
- Technická vada: Jde o zásadní chybu (např. špatný formát souboru, podání mimo stanovené kanály), která způsobuje, že celé podání je považováno za neúčinné. Je nutné podat hlášení znovu a správně.
- Formální vada: Jedná se o chybu, která nebrání celkovému zpracování, ale týká se jen určité části (např. chybný údaj u jednoho zaměstnance). V takovém případě je neúčinná pouze vadná část (např. data za jednoho konkrétního zaměstnance), zatímco zbytek hlášení je platný.
- Výzva k opravě: V případě zjištění vady vyzve ČSSZ zaměstnavatele k podání opravného hlášení, a to ve lhůtě 8 dnů od doručení výzvy.
- Opravné hlášení: Zaměstnavatel může podat opravné hlášení také z vlastního podnětu. Lhůta pro podání opravného hlášení je stanovena na 10 let od konce kalendářního roku, ve kterém povinnost podat původní hlášení vznikla.
Pozor na další změny do budoucna
Zavedení Jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatelů představuje revoluční krok v digitalizaci komunikace mezi zaměstnavateli a státem. S druhou fází projektu dojde k dalším zjednodušením, zejména se zruší institut srážkové daně u příjmů malého rozsahu (např. DPP do limitu) u zaměstnanců bez podepsaného prohlášení. Všechny tyto příjmy by nově měly podléhat zálohové dani, což sjednotí jejich zdanění a zjednoduší roční zúčtování.
