Pozornost bude zaměřena na novinky, které tato legislativa přináší pro veřejnoprávní původce od 1.1.2027
Seminář je určen veřejnoprávním i soukromoprávním původcům dokumentů jako jsou územní samosprávné celky a jimi založené a zřízené organizační složky nebo právnické osoby, organizační složky státu, státní příspěvkové organizace, státní podniky, školy, zdravotnická zařízení, obchodní společnosti a družstva s výjimkou bytových družstev zapsané v obchodním rejstříku, náboženské a odborové organizace, komerční spisovny a další.
Cílem je seznámit posluchače s platnou legislativou v oblasti spisové služby a archivnictví zastoupenou zákonem č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a dopadem novel toho předpisu i všech navazujících na původce dokumentů.
Poslední znění archivního zákona vešlo v platnost dne 1.7.2024. V současnosti je v projednávání další novela tohoto předpisu. Změny se týkají především povinnosti vést ESSL a jejich atestace – poslední předpokládaná novela zákona přináší výrazný časový posun v plnění povinností veřejnoprávních původců.
Vyhláška č. 200/2024 Sb. – účinnost od r. 1.7.2024 – novela vyhlášky č. 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby – aktuální změny v návaznosti na technickou novelu archivního zákona. Plnění povinností zde zmíněných je provázáno s atestacemi ESSL.
Další probíranou problematikou je zákon č. 300/2008, nařízení GDPR, předpis EU e-IDAS, zákon DEPO a dopad dodržování těchto předpisů na původce dokumentů.
Program semináře:
-
Úvod do problematiky: Seznámení se základní legislativou i souvisejícími předpisy, dělení původců dokumentů dle zákona, otázka předarchivního dohledu a kontrol.
-
Spisová služba:
-
Operace související s příjmem, evidencí, zpracováním, vyřizováním, podepisováním, ukládáním a skartací dokumentů – spisová služba v elektronické podobě – viz poslední novely, které mění vyhlášku č. 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby.
-
Návaznost operací spisové služby na systém datových schránek.
-
Rozdíly ve vedení spisové služby u různých původců.
-
GDPR, ochrana osobních údajů, dopad zákona „DEPO“ na systémy spisových služeb u veřejnoprávních původců – posun termínu pro atestace
-
- Skartační řízení:
- Podrobnosti přípravy a průběhu skartačního řízení a jejich odlišnosti u veřejnoprávních a soukromoprávních původců, předávání archiválií do veřejných archivů.
- Specifika skartačního řízení dokumentů v elektronické podobě, jeho realizace.
- Evidence archiválií, povinnosti a práva vlastníků archiválií.
- Předmět kontrol, možnosti zřízení vlastních archivů, podoba a vybavení spisoven, přestupky a sankce, povinnosti pro komerční spisovny
- Dotazy, diskuse
V průběhu všech bloků jsou posluchači upozorňováni na aktuální změny v dané oblasti v souvislosti s vejitím v platnost poslední novely zákona o archivnictví a spisové služby!
