Videozáznam je určen soukromoprávním původcům dle § 3 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví, spisové službě a změně některých zákonů, v platném znění, kteří řeší otázku, jak nakládat s dokumenty v listinné i digitální podobě v souladu s archivní legislativou. Seminář je zaměřen na praktické řešení otázek, jak správně a efektivně nakládat s dokumenty v listinné i digitální podobě v souladu s platnou archivní a agendovou legislativou. Výklad je záměrně oproštěn od složitých povinností veřejného sektoru a cílí přímo na reálné potřeby, praxi a zákonné povinnosti soukromých podnikatelských subjektů.
Obsahová náplň:
- Vymezení pojmů a aktuální legislativa:
- Kdo je soukromoprávní původce, určení místně příslušného státního archivu, přehled tzv. archivního čtyřlístku a vazby na agendové zákony (zákon o účetnictví, DPH, sociálním zabezpečení atd.).
- Životní cyklus dokumentu (spisová služba v praxi):
- Fáze od přijetí či vyhotovení dokumentu až po jeho vyřazení.
- Rozdíly v přístupu k listinným a digitálním dokumentům, provázanost s GDPR (právo na výmaz vs. zákonná povinnost uchování) a prevence nejčastějších chyb.
- Správné ukládání dokumentů a chod spisovny:
- Technické a organizační zabezpečení příruční registratury a podnikové spisovny.
- Tvorba předávacích protokolů, evidence zápůjček, značení ukládacích jednotek a možnost využití služeb tzv. koncesovaných spisoven.
- Digitální dokumenty a jejich autentizace:
- Specifika uchovávání elektronických dokumentů (věrohodnost, neporušitelnost a čitelnost), datové schránky, uznávané elektronické podpisy, pečetě a časová razítka dle eIDAS.
- Výstupní datové formáty a pravidla pro převody dokumentů.
- Skartační lhůty a interní pravidla:
- Zásady stanovování a počítání úložních lhůt u vybraných druhů dokumentů.
- Doporučení a vzory pro dobrovolnou tvorbu interního spisového a skartačního řádu či plánu u soukromých subjektů.
- Vyřazování dokumentů (skartační a mimo skartační řízení):
- Povinnosti vyplývající z přílohy č. 1 archivního zákona.
- Jak připravit návrh na vyřazení a jak správně komunikovat s archivem.
- Archiválie a povinnosti jejich držitelů:
- Postup při výběru dokumentů trvalé hodnoty
- Evidence národního archivního dědictví, uložení listinných archiválí a povinnost předání digitálních archiválí do Národního digitálního archivu.
- Specifické situace a sankce:
- Právní nástupnictví (např. po státním podniku), zánik původce, fúze, povinnosti likvidátorů a insolvenčních správců v souvislosti se zachováním dokumentů.
- Přehled kontrol, hrozících přestupků a pokut za předčasné či neoprávněné zničení dokumentů.
