Webináře spisové služby a archivnictví

Spisová služba je komplexní soubor činností, které zajišťují správu dokumentů od jejich vzniku či přijetí až po jejich finální vyřazení. Zahrnuje procesy jako příjem, evidence, třídění, oběh, vyřizování, odesílání a bezpečné ukládání dokumentů. Cílem je udržet pořádek a kontrolu nad celým životním cyklem každé písemnosti, ať už v listinné, nebo digitální podobě.

Povinnost vést spisovou službu je dána především veřejnoprávním původcům, jako jsou státní orgány, kraje, obce, školy (s určitými výjimkami) nebo zdravotní pojišťovny. Pro soukromé firmy a podnikatele sice není vedení spisové služby v plném rozsahu povinné ze zákona, ale správná správa dokumentů je klíčová pro dodržení legislativních požadavků (např. v účetnictví, daních a personalistice).

Každý dokument prochází několika fázemi. Vše začíná jeho přijetím (pokud přichází zvenčí) nebo vytvořením (pokud vzniká uvnitř firmy). Následuje jeho evidence, zpracování a vyřízení. Po vyřízení je dokument uzavřen a uložen do spisovny, kde čeká po dobu tzv. skartační lhůty. Po uplynutí této lhůty vstupuje do poslední fáze – skartačního řízení, kde je rozhodnuto o jeho trvalé archivaci nebo zničení.

Skartační řízení je proces, při kterém se systematicky vyřazují dokumenty, kterým uplynula jejich skartační lhůta a které již nejsou potřeba pro běžnou činnost firmy. Cílem je oddělit dokumenty určené k trvalé archivaci od těch, které mohou být bezpečně zničeny. Tento proces probíhá na základě skartačního návrhu a pod dohledem příslušného archivu.

Listinná spisová služba pracuje s fyzickými, papírovými dokumenty. Evidence probíhá v podacích denících a dokumenty jsou ukládány v pořadačích a spisovnách. Elektronická spisová služba (ESSL) využívá specializovaný software, kde jsou evidovány jak digitální, tak i listinné dokumenty. ESSL usnadňuje oběh, vyhledávání, schvalování a správu dokumentů, přičemž zajišťuje jejich dlouhodobou čitelnost a neměnnost.

Spisovna je místo určené pro ukládání vyřízených dokumentů po dobu jejich skartačních lhůt. Musí splňovat specifické podmínky, aby byly dokumenty chráněny před poškozením, zničením nebo zneužitím. To zahrnuje například zabezpečení proti požáru, vodě, škůdcům a neoprávněnému přístupu. Prostory by měly mít stabilní klima a být vybaveny vhodnými regálovými systémy.

Spisový a skartační plán je klíčový dokument pro organizaci spisové služby. Jedná se o systematický seznam typů dokumentů, které ve firmě vznikají, rozčleněný do věcných skupin. Každému typu dokumentu jsou v tomto plánu přiřazeny spisové znaky (pro snadnější třídění) a právě skartační znaky a lhůty. Tento plán je základem pro jednotné a přehledné ukládání a pozdější vyřazování písemností.

Ne nutně. Moderní elektronické systémy spisové služby umožňují vést takzvanou hybridní správu. To znamená, že v systému evidujete všechny dokumenty, ale fyzicky existují vedle sebe – digitální dokumenty (e-maily, datové zprávy) zůstávají v elektronické podobě, zatímco listinné dokumenty jsou uloženy fyzicky ve spisovně. Systém pouze udržuje přehled o tom, kde se který dokument nachází.

Digitální archivace je proces bezpečného a dlouhodobého uchovávání dokumentů v elektronické podobě. Nejde o pouhé uložení souborů na disk, ale o systematický proces, který zajišťuje jejich věrohodnost, neporušenost obsahu a čitelnost po celou dobu povinné archivace. Využívají se k tomu specializovaná úložiště a formáty, které splňují legislativní požadavky.

Bezpečnost je absolutní prioritou. Profesionální archivní služby využívají zabezpečené prostory s kontrolovaným přístupem, protipožárními systémy a monitorováním. U digitálních dokumentů je kladen důraz na šifrování, řízení přístupových práv a ochranu proti neoprávněným změnám. Veškerá manipulace s dokumenty je evidována a smluvně je zaručena naprostá mlčenlivost a ochrana citlivých informací v souladu s GDPR.