Příklady účtování v souvislosti s poskytováním cestovních náhrad

V tomto obsáhlém článku se na praktických příkladech dozvíte, jak správně postupovat při účtování cestovních náhrad, jaké nástrahy na vás mohou při účtování číhat a jak se jim bezpečně vyhnout.

1. Základní přehled souvztažností používaných při účtování o cestovních náhradách:

2. Nákup valut

Jeden z prvních případů, který vznikne při účtování v souvislosti s poskytováním cestovních náhrad, je nákup cizí měny. Při nákupu valut jsou pro jejich ocenění používány kurzy stanovené zákonem o účetnictví. Ustanovení § 24 zákona o účetnictví umožňují použít denní kurs ČNB platný ke dni uskutečnění účetního případu nebo pevný kurs podle § 24 odst. 7. Při ocenění nakoupených valut je možné použít i kurs, za který byly valuty nakoupeny (§ 24 odst. 6).

Příklad nákupu valut:

• Ve vnitřní směrnici je určeno, že pro přepočet nakoupené cizí měny bude používán denní kurs vyhlášený ČNB
• účetní jednotka nakoupila od banky 5 000 EUR
• kurs, kterým banka směnila Kč na EUR, činil  25,220 Kč/EUR
• poplatek bance za transakci činil 20 EUR (20 x 25,220 = 504,4)
• denní kurs ČNB ke dni uskutečnění účetního případu činil 25,110 Kč/EUR (5 000 x 25,110 = 125 550)

Ve druhém případě účetní jednotka využila jednodušší postup a při ocenění použila kurs, za který byla cizí měna nakoupena.

3. Záloha na pracovní cestu

Výše zálohy by měla být přiměřená podmínkám pracovní cesty, které zaměstnavatel určil, především délce pracovní cesty, určenému dopravnímu prostředku a ubytování. Zejména u zahraničních pracovních cest je třeba dbát na to, aby zaměstnanec měl u sebe prostředky i pro nepředvídané případy.

Výši zahraničního stravného stanoví v pravidelném termínu od 1. ledna Ministerstvo financí vyhláškou, kde je podle jednotlivých států uvedena sazba stravného ve stanovené cizí měně. Tato sazba zahraničního stravného však představuje pouze „finanční ekvivalent“, neboť zaměstnavatel se může se zaměstnancem dohodnout na poskytnutí zálohy v české měně nebo v jiné cizí měně, než stanoví prováděcí právní předpis. Při těchto výpočtech však musí být respektován způsob přepočtu stanovený v ust. § 183 odst. 2 zákoníku práce: Při určení výše zahraničního stravného v dohodnuté měně se nejprve zjistí korunová hodnota zahraničního stravného a tato částka se následně přepočítá na dohodnutou měnu kursem vyhlášeným ČNB platným v den vyplacení zálohy.
 

4. Kursy pro přepočet cizí měny

Jak již bylo uvedeno, v souvislosti s poskytováním cestovních náhrad budeme zachycovat celou řadu účetních případů. V případě některých přepočtů na českou měnu budeme používat účetní kurs, v jiných případech budeme účtovat kursem stanoveným zákoníkem práce.

1. Účetní kurs (aktuální kurs ČNB, pevný kurs nebo kurs, za který byla cizí měna nakoupena), využijeme např. při nákupu cizí měny, převodu finančních prostředků mezi pokladnou a bankovním účtem apod.
2. Kursy stanovené v ust. § 183 a § 184 zákoníku práce. Pro zjištění výše částek, které budou se zaměstnancem vypořádány v české měně nebo v dohodnuté cizí měně a o kterých bude následně účtováno, se použijí následující kursy stanovené zákoníkem práce:
• v případě, že zaměstnanci byla poskytnuta záloha na cestovní náhrady
• kursy vyhlášené ČNB a platné v den vyplacení zálohy
• kurs doložený zaměstnancem, kterým byla poskytnutá záloha v zahraničí směněna na jinou měnu (dokladem o směně v bance nebo směnárně)
• v případě, že zaměstnanci nebyla poskytnuta záloha na cestovní náhrady, bude použit kurs ČNB platný v den nástupu na zahraniční pracovní cestu.

Příklad:

• Zaměstnanci je poskytnuta záloha na zahraniční stravné v měně stanovené vyhláškou MF. › Při ocenění a účtování o poskytnuté záloze účetní jednotka použije účetní kurs.
• Zaměstnanec je vyslán na pracovní cestu do Německa. Ve vyhlášce MF je stanovena základní sazba stravného v EUR. Zaměstnanec požádá o poskytnutí zálohy na zahraniční stravné USD (nebo v Kč). › Přepočet zálohy na stravné v dohodnuté měně nelze provádět účetním kursem, ale kursem stanoveným zákoníkem práce.
• Výpočet výše přeplatku nebo nedoplatku z vyúčtování pracovní cesty zaměstnance je vypořádán v Kč nebo v dohodnuté cizí měně. › Tento propočet nelze provádět účetním kursem, ale kursem stanoveným zákoníkem práce.
  
  

5. Zúčtování zálohy a její finanční vypořádání

Zaměstnanec je povinen předložit všechny doklady potřebné k vyúčtování pracovní cesty a vrátit nevyúčtované prostředky do deseti dnů po ukončení pracovní cesty. Zákoník práce však umožňuje dohodnout se na jiné lhůtě. Zaměstnavatel pravděpodobně sjedná delší lhůtu v případech poskytování zálohy zapůjčením platební karty zaměstnavatele, neboť pro správné vyúčtování bude nutné vyčkat na zaslání výpisu z účtu dokládajícího čerpání prostředků.

Účetní jednotky mnohdy řeší problém, kdy zaměstnanec bez vážných důvodů nedodržuje lhůty pro vyúčtování. Výjimečně se můžeme setkat i s případem, kdy zaměstnavatel nevyplatil cestovní náhrady zaměstnanci, který ve stanovené lhůtě nepředložil potřebné doklady. Nedodržení zákonem stanovených nebo sjednaných lhůt však nemá za následek ztrátu práva, protože stanovená desetidenní lhůta je pouze pořádková a promlčecí doba je tříletá. Zaměstnavatel však zmeškání lhůty bez závažných důvodů může posuzovat jako porušení povinností vyplývajících z pracovního závazku zaměstnance, protože byly porušeny právní předpisy vztahující se k vykonávané práci. Pokud zaměstnanec nevyúčtuje cestovní náhrady a nevrátí nevyúčtovanou zálohu do deseti pracovních dnů po ukončení pracovní cesty (nebo v jinak dohodnuté době), je zaměstnavatel oprávněn nevyúčtovanou zálohu na cestovní náhrady srazit zaměstnanci ze mzdy.

6. Měna, ve které je zaměstnavateli vrácena nevyčerpaná část zálohy nebo proveden doplatek zaměstnanci

• Částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě vyšší, než činí právo zaměstnance, vrátí zaměstnanec zaměstnavateli v měně, kterou mu zaměstnavatel poskytl, nebo v měně, na kterou zaměstnanec tuto měnu v zahraničí směnil, anebo v české měně.
• Částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě nižší, než činí nároky zaměstnance, doplácí zaměstnavatel zaměstnanci v české měně, pokud se nedohodnou jinak. Zaměstnavatel tedy může zaměstnanci doplatit příslušnou částku i ve sjednané cizí měně.

Příklad:

Na příkladu si znázorníme případ, kdy je zaměstnavatelem vyplacena částka, o kterou byla poskytnuta záloha nižší, než činí nároky zaměstnance v různých měnách a ukážeme si také možné způsoby účtování.
 
Zaměstnanec vykonal pracovní cestu do Turecka:

• poskytnutá záloha činila 550 EUR
• kurzy ČNB ke dni poskytnutí zálohy: 25,152 Kč/EUR + 12,687 Kč/TRY
• nároky zaměstnance na cestovní výdaje (stravné, nocležné, jízdní výdaje, vedlejší výdaje) byly vyčísleny částečně v měně, ve které byla záloha poskytnuta a částečně v tureckých nových lirách (TRY). Jedná se o prokázané výdaje ve výši: 450 EUR a 300 TRY
• zaměstnanec nepředložil doklad o směně poskytnuté měny v zahraničí.

Zákoník práce účinný od 1. 1. 2007 umožňuje, aby zaměstnavatel částku, o kterou byla poskytnutá záloha nižší, než činí nárok zaměstnance (v našem případě 51,324 EUR) proplatil zaměstnanci v české měně i ve sjednané zahraniční měně.

Zaměstnavatel tedy může zaměstnanci doplatit rozdíl:

1. v měně, ve které byla záloha poskytnuta, tj. 51,324 EUR
2. v české měně. Při přepočtu bude použit kurz dle ust. § 183 zákoníku práce – kurs ČNB ke dni vyplacení zálohy: 51,324 x 25,152 = 1 290,901, zaokrouhleno 1 291,- Kč
3. v případě dohody mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem může dojít ke kombinaci obou metod např. z částky, která má být zaměstnanci zaměstnavatelem doplacena, tj. 51,324 EUR bude zaměstnanci vyplaceno 30 EUR a zbytek v české měně, tj 537 Kč (21,324 x 25,152)

Na příkladu si znázorníme zaúčtování těchto tří možných variant doplatku zaměstnanci v případě, kdy účetní jednotka účtuje denním kursem. Ke dni uskutečnění účetního případu byly v kursovém lístku ČNB uvedeny následující kursy:

• Den vyplacení zálohy › 25,152 Kč/EUR
• Den vyúčtování pracovní cesty › 25,252 Kč/EUR
• Den doplacení nároku zaměstnance › 25,352 Kč/EUR

Příklad:

Zaměstnanec byl vyslán na zahraniční pracovní cestu do Turecka:

• Poskytnutá záloha › 600 EUR
• Účetní kurs (pevný kurs) ›  25,111 Kč/EUR
• Kurs ČNB v den poskytnutí zálohy › 25,222 Kč/EUR
• Nárok na stravné a kapesné 250 EUR
• Výdaje za ubytování a ostatní nutné vedlejší výdaje v místní měně › 950 TRY
• Z dokladu o směně z EUR na TRY je prokázán kurs 1,98 TRY/EUR

Pro správné vyúčtování zálohy zaměstnavatel přepočítal měnu, na kterou zaměstnanec v zahraničí směnil (TRY) na měnu, ve které byla poskytnuta záloha (EUR).

• Přepočet výdajů v TRY na měnu, ve které byla poskytnuta záloha › 950 : 1,98 = 479,80 EUR
• Cestovní náhrady v EUR celkem (stravné+ jízdné+ ostatní výdaje) › 250+479,80= 729,80 EUR
• Rozdíl mezi zálohou a celkovým nárokem zaměstnance › 600 – 729,80 = - 129,80 EUR
• Doplatek zaměstnanci v Kč › 129,80 x 25,222 = 3 274 Kč

Příklady oceňování zálohy poskytnuté na zahraniční stravné:

Na příkladu si znázorníme některé možnosti při poskytování zálohy:

• Zaměstnanec byl vyslán na desetidenní pracovní cestu do Dánska
• podle Vyhlášky MF činí základní sazba stravného v cizí měně 50 EUR
• kursy ČNB v den vyplacení zálohy: 25,110 Kč/EUR, 19,677 Kč/USD

7. Vyúčtování souběhu zálohy na cestovní náhrady a zálohy na ostatní výdaje hrazené v průběhu pracovní cesty

Při účtování o nákladech účetní jednotky musíme odlišit cestovní náhrady (účtováno většinou na účet 512-Cestovní náhrady) od ostatních nákladů vynaložených v souvislosti s pracovní cestou např. nákup PHM do služebního automobilu (účet skupiny 50 – Spotřeba materiálu), náklady na reprezentaci (např. na účet 513) apod.

Při účtování je také správné rozlišit zálohu na cestovní náhrady a zálohu na jiné výdaje např. nákupy, které mají být provedeny jménem zaměstnavatele (náhradních dílů, hmotného majetku, materiálu apod.).

Příklad:

Zaměstnavatel vyslal zaměstnance na pracovní cestu do Německa za účelem nákupu náhradních dílů.

• Záloha celkem › 5 000 EUR, z toho:
• na pracovní cestu 1 000 EUR
• na nákup ventilů 4 000 EUR
• Účetní kurs (pevný kurs) › 25,220 Kč/EUR
• Kurs ke dni poskytnutí zálohy › 25,110 Kč/EUR
• Nárok zaměstnance na cestovní náhrady podle vyúčtování › 1 300 EUR
• Nákup náhradních dílů celkem › 3 700 EUR

8. Účtování cestovních náhrad v případě, že záloha nebyla poskytnuta

Zejména v případě náhlých pracovních cest v praxi nebývá zaměstnanci předem poskytnuta záloha. Zákoník práce tuto výjimečnou možnost připouští. Samozřejmě je nutné, aby zaměstnanec s tímto postupem souhlasil. Pro výpočet nároku zaměstnance na cestovní náhrady v české nebo dohodnuté cizí měně je nutné vycházet z kursu ČNB platného v první den pracovní cesty.

Příklad:

Zaměstnanec rozhodl o okamžitém odjezdu zaměstnance na služební cestu do Rakouska. Zaměstnanec souhlasil s tím, že mu zaměstnavatel neposkytne zálohu a že související výdaje bude hradit ze svých prostředků. Nárok na cestovní náhrady vyčíslený zaměstnancem na základě vyúčtování činil 550 EUR. Zaměstnanec požádal o proplacení nároku na náhrady v Kč. Kurs ČNB platný v první den pracovní cesty činí 25,450 Kč/EUR, pevný kurs 25,590 Kč/EUR.

9. Poskytnutí zálohy zapůjčením platební karty zaměstnavatele a platby uskutečněné prostřednictvím této karty

V poslední době je stále častěji poskytována zaměstnanci záloha ve formě zapůjčení platební karty zaměstnavatele. Tento postup přináší celou řadu výhod např. zaměstnavatel nemusí odhadovat výši zálohy a zaměstnanec má celou dobu k dispozici dostatek finančních prostředků, nemusí převážet v hotovosti velkou částku peněz a případně řešit jejich ztrátu nebo zcizení. Úhrada výdajů prostřednictvím platební karty není pokladní operací, proto není používán účet 211 – Pokladna. O nákupu placeném prostřednictvím platební karty se běžně účtuje podle výpisu z bankovního účtu: MD 5xx (1xx) DAL 221. Účetní jednotky mají poměrně často s bankou sjednáno předávání výpisů v delším časovém intervalu (většinou jednou měsíčně) a v tomto mezidobí účtují prostřednictvím účtu 261 – Peníze na cestě. V jiných případech namísto účtu 261- Peníze na cestě účetní používají účet 335 - Pohledávky za zaměstnanci nebo 395 – Vnitřní zúčtování. Jiné účetní jednotky zase účtují pomocí závazkového účtu, který si speciálně zřítí výhradně pro účely účtování prostřednictvím platební karty např. 329 – Závazky vzniklé při platbě platební kartou.

10. Cestovní náhrady poskytované v rámci organizační složky se sídlem v zahraničí

V praxi se někdy setkáváme s tím, že účetní jednotka nerozlišuje případ, kdy jsou cestovní náhrady poskytovány organizační složkou umístěnou v zahraničí (tedy v rámci jedné společnosti) od případu, kdy jsou cestovní náhrady poskytnuty v rámci spolupráce s kapitálově spojenou zahraniční společností.

• Organizační složka nemá samostatnou právní subjektivitu a je součástí tuzemské společnosti. Je-li tedy zaměstnanci poskytnuta náhrada za pracovní cestu v rámci činnosti organizační složky – projeví se tento výdaj v rámci celé společnosti. Zahraniční organizační složka a její tuzemský zřizovatel by mezi sebou neměli fakturovat, ale účtovat prostřednictvím interních dokladů (v praxi je nejčastěji účtováno prostřednictvím účtu 395 – Vnitřní účtování).
• Zahraniční kapitálově spojená společnost není součástí tuzemské firmy, ale jedná se o samostatnou společnost s vlastní právní subjektivitou. Pracovní cesta zaměstnance tuzemské společnosti se projeví v nákladech této společnosti, a pokud jsou související náklady s ohledem na důvod cesty zahraniční firmě přefakturovány, je vystavená faktura zaúčtována do výnosů.
  
  

11. Pracovní cesta probíhá přes konec účetního období a záloha nebyla k rozvahovému dni vyúčtovaná.

1. Pokud pracovní cesta probíhá koncem jednoho a začátkem druhého roku (např. od 10. 12. 2008 do 31. 1. 2009), je nutné související náklady odhadnout a do nákladů roku 2008 promítnout pomocí dohadných účtů pasivních
   
   

   Účetní případ	Odhadnutá částka v Kč	MD	DAL
   Zúčtování nevyúčtovaných cestovních výdajů za rok 2008	52 140	512	389

    
2. Podle § 24 zákona o účetnictví jsou účetní jednotky povinny přepočítat majetek a závazky vyjádřené k rozvahovému dni v cizí měně na českou měnu. Přepočet se provádí kursem ČNB vyhlášeným k 31. 12. Povinnost přepočtu se vztahuje i na zůstatek pohledávky z cestovních náhrad vyjádřené v cizí měně.

Příklad:

Zaměstnanci byla dne 10.12. poskytnuta záloha na zahraniční pracovní cestu ve výši 2 500 EUR, která byla vyúčtována až v následujícím roce.

• poskytnutá záloha › 2 500 EUR
• kurs ke dni poskytnutí zálohy › 25,220 Kč/EUR
• kurs ČNB k 31.12. › 25,110 Kč/EUR
• výpočet kursového rozdílu › (2 500 x 25,220) – (2 500 x 25,110) = 275 Kč
• nebo                                   › (2 500 x 0,11) = 275 Kč