V návaznosti na dřívější zprávy se Úřad pro ochranu osobních údajů rozhodl vydat ucelené stanovisko týkající se problematiky pořizování a zveřejňování zvukových nebo audiovizuálních záznamů z jednání zastupitelstev obcí a krajů.
Jelikož pořízení, uchování a zveřejnění záznamu (nezáleží na tom, zda zvukového či audiovizuálního) lze považovat za zpracování osobních údajů tehdy, pokud se v záznamu vyskytnou informace o identifikované nebo identifikovatelné osobě, znamená to, že v případě záznamů z jednání zastupitelstva se bude jednat o zpracování osobních údajů vždy. Proto je potřeba jednat v souladu se zákonem č. 101 / 2000 Sb., o ochraně osobních údajů. Pokud záznam pořizuje obec sama, chápeme ji zde jako správce osobních údajů.
Dle výše zmíněného zákona rozlišujeme dva druhy účelu zpracování osobních údajů:
- Pořízení záznamu jako podkladu pro pozdější vyhotovení zápisu ze zasedání zastupitelstva
- Pořízení záznamu za účelem informování veřejnosti o činnosti obce a zastupitelstva, a to především prostřednictvím jeho zveřejnění na internetových stránkách obce
Tyto dva důvody jsou dle ÚOOÚ legální a legitimní. Pouze v některých případech může ovšem dojít k omezení rozsahu a způsobu zpracování či zveřejnění osobních údajů.
V případě pořízení záznamu za účelem informování veřejnosti lze zjednodušeně konstatovat, že obec může informovat o své vlastní činnosti bez jakéhokoliv omezení, ale pouze pokud zveřejňovaná informace nesouvisí s konkrétní fyzickou osobou. U zastupitelů a úředníků obce není třeba získávat jejich souhlas s pořízením a zveřejněním záznamu, nebo jejich údaje nějak anonymizovat, pokud se netýkají jejich osobního či rodinného života. Podobně tomu je u osob z řad veřejnosti, které jsou přítomny na zasedání zastupitelstva – tyto osoby by na záznamu měly být zachyceny přiměřeným způsobem, např. pouze krátkým záběrem do prostoru pro veřejnost. Souhlasu také není potřeba, pokud u nějaké osoby z veřejnosti dojde k aktivnímu výstupu k některému z projednávaných bodů – takové vystoupení je projevem politického práva a aktivity konkrétního občana a již z povahy věci záznam není a nemůže být anonymní.
Z výše uvedených poznatků vyplývá, že kamera by měla být umístěna tak, aby zaznamenávala prostor pro zastupitele obce či kraje a pro řečníky z řad veřejnosti, neměla by ale nepřetržitě natáčet prostor pro veřejnost.
Pro pořízení záznamu pro potřeby pozdějšího vyhotovení zápisu platí téměř stejné podmínky, jako pro záznamy sloužící pro veřejnost. Opět zde platí, že záznam může být pořizován bez předchozího souhlasu přítomných osob. Obec, která zde opět vystupuje jako správce, musí pouze dbát na to, aby byl záznam pořizován pouze z prostor, kde se nacházejí zastupitelé, a to z toho důvodu, že pro potřeby zápisu ze zasedání zastupitelstva není nutné zaznamenávat přítomnou veřejnost.
S oběma druhy pořizování zvukového či obrazového záznamu souvisí tyto povinnosti:
- Ještě před zahájením vlastního pořizování záznamu by měla zaznít informace o tom, že bude pořizován záznam
- Dále informace o tom, za jakým účelem bude záznam pořizován
- Jakým způsobem bude s vytvořeným záznamem zacházeno
- Sdělení práva přítomným o námitce proti takovému zpracování záznamu ve smyslu §21 zákona o ochraně osobních údajů
- Splnění stanovené doby uchování osobních záznamů (resp. doby zveřejnění), kdy se obecně doporučuje doba zveřejnění záznamu po dobu cca jednoho funkčního období zastupitelstva, tj. čtyř let, lze ale akceptovat i delší dobu
Celkově se tato problematika může zdát složitá a nepřehledná, ale pokud zúčastněné osoby splní výše uvedené požadavky, nemělo by docházet k problémům. Další informace jsou dostupné na http://www.uoou.cz/files/stanovisko_2013_2.pdf.
