Spisová a archivní služba - uchovávání a vyřazování dokumentů pro veřejnoprávní původce

Cílem videozáznamu je komplexní rozbor problematiky celého životního cyklu dokumentů a spisů, včetně jejich uchovávání a vyřazování, dle aktuálně platné archivní legislativy.

Cílem videozáznamu je komplexní rozbor problematiky celého životního cyklu dokumentů a spisů, včetně jejich uchovávání a vyřazování, dle aktuálně platné archivní legislativy. V průběhu výkladu budou účastníci seznámeni s novinkami v legislativě, které je nutné implementovat do spisové služby nejpozději k 1. lednu 2027, a také s častými chybami a jejich nápravou.

Videozáznam je určen všem veřejnoprávním původcům, kteří se potřebují zorientovat v aktuálních požadavcích na spisovou službu, zejména těm, kteří přecházejí na elektronickou spisovou službu nebo již elektronickou spisovou službu vykonávají a potřebují ji uvést do souladu s novými předpisy.

Obsahová náplň:

• Úvod do archivní legislativy - Seznámení s relevantními zákony (zejména zákon č. 499/2004 Sb.) a vyhláškami (vyhláška č. 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby) a Národním standardem pro elektronické systémy spisových služeb, včetně novelizací a přechodných období končících 31.12 2026.
• Základní pojmy a povinnosti původců - Definice pojmů jako původce, dokument (analogový, digitální), spisová služba, spisovna, archiv. Rozdělení původců na veřejnoprávní a soukromoprávní a jejich základní povinnosti, včetně povinnosti výkonu spisové služby pro veřejnoprávní původce.
• Elektronická vs. listinná spisová služba - Charakteristika obou podob, přechod na povinnou elektronickou spisovou službu od 1.1.2027 pro všechny veřejnoprávní původce. Výjimky z povinnosti mít atestovaný elektronický systém spisové služby pro některé subjekty (např. menší obce, školy). 
• Příjem dokumentů - Stanovení podmínek pro přijímání dokumentů (listinných i digitálních), datové formáty, technické parametry, postupy při zjištění vad. Fungování datových schránek a elektronické adresy podatelny. Kontrola autentizačních prvků (elektronický podpis, pečeť, časové razítko) dle nařízení eIDAS a zákona č. 297/2016 Sb.
• Převod dokumentů mezi formami - Správné postupy při převodu dokumentů z digitální do listinné podoby (tisk, doložky) a naopak (skenování, autorizovaná konverze).
• Označování a evidence dokumentů - Používání podacího razítka, jednoznačného identifikátoru a čísla jednacího. Vedení základních (podací deník, ESSL) a samostatných evidencí (např. účetní, školské).
• Vyřizování a podepisování dokumentů - Způsoby vyřízení, náležitosti vyhotovovaných dokumentů, pravidla pro podepisování v listinné a digitální podobě.
• Tvorba a správa spisů - Spojování dokumentů do spisů, povinnost tvorby spisu pro každý dokument v ESSL od 1.1.2027. Problematika typových spisů.
• Ukládání dokumentů - Skartační lhůty (legislativní, provozní potřeba), vedení spisovny (fyzické i elektronické), evidence dokumentů ve spisovně, transakční protokoly v ESSL.
• Vyřazování dokumentů (skartační řízení) - Pravidelné vyřazování dokumentů s uplynulou skartační lhůtou, postup při skartačním řízení (návrh, posouzení archivem, protokol), včetně elektronického skartačního řízení. Specifika pro zdravotnickou dokumentaci.
• Spisový řád a spisový a skartační plán - Povinné náležitosti spisového řádu a jeho příloh, zejména spisového a skartačního plánu.
• Nejčastější chyby a jejich náprava - Praktické ukázky chyb v jednotlivých fázích spisové služby a doporučení pro jejich prevenci a řešení, zejména v kontextu elektronické spisové služby.
• Přechod na elektronickou spisovou službu - Doporučení pro hladký přechod, vypořádání se s minulostí (vyřazení starých dokumentů), výběr vhodného ESSL.